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Die nachfolgenden unter diesem Abschnitt bereitgestellten Informationen finden für alle im Rahmen der 15. Bechtle IT-Forum Thüringen 2024 stattfindenden Datenverarbeitungen Anwendung. Das Event unterteilt sich in die Anmeldung und die Präsenzveranstaltung. Sofern hierbei konkrete Verarbeitungen personenbezogener Daten stattfinden oder Abweichungen / Ergänzungen zu den allgemeinen Informationen auftreten werden diese in den jeweiligen Abschnitten dieser Datenschutzerklärung beschrieben.


Verantwortliche Stelle und Datenschutzbeauftragter

Adresse: Bechtle AG, Bechtle Platz 1, 74172 Neckarsulm
Kontaktinformation: kontakt@bechtle.com, + 49 7132 981 - 0

Kontakt des Datenschutzbeauftragten: privacy@bechtle.com


Ihre Rechte als betroffene Person

Zunächst möchten wir Sie an dieser Stelle über Ihre Rechte als betroffene Person informieren. Diese Rechte sind in den Art. 15 - 22 EU-DS-GVO normiert. Dies umfasst:

• Das Recht auf Auskunft (Art. 15 EU-DS-GVO),
• Das Recht auf Löschung (Art. 17 EU-DS-GVO),
• Das Recht auf Berichtigung (Art. 16 EU-DS-GVO),
• Das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 EU-DSGVO),
• Das Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung (Art. 18 EU-DS-GVO),
• Das Widerspruchsrecht gegen die Datenverarbeitung (Art. 21 EU-DS-GVO).

Um diese Rechte geltend zu machen, wenden Sie sich bitte an: privacy@bechtle.com. Gleiches gilt, wenn Sie Fragen zur Datenverarbeitung in unserem Unternehmen haben oder eine erteilte Einwilligung widerrufen möchten. Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu.


Widerspruchsrechte

Bitte beachten Sie im Zusammenhang mit Widerspruchsrechten folgendes:
Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Direktwerbung verarbeiten, haben Sie das Recht, dieser Datenverarbeitung jederzeit ohne Angaben von Gründen zu widersprechen. Dies gilt auch für ein Profiling, soweit es mit der Direktwerbung in Verbindung steht.

Wenn Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung widersprechen, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten. Der Widerspruch ist kostenlos und kann formfrei erfolgen, möglichst an: privacy@bechtle.com.

Für den Fall, dass wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.


Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die erhobenen Datenkategorien, sowie der Zweck der Erhebung inklusive der Rechtsgrundlage richtet sich nach dem jeweiligen Kontext in dem diese erhoben wurden. Detaillierte Informationen finden Sie in den jeweiligen Unterabschnitten dieser Datenschutzerklärung.


Weitergabe an Dritte und Drittlandübermittlung

Wir werden Ihre Daten nur im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen oder bei entsprechender Einwilligung an Dritte weitergeben. Ansonsten erfolgt eine Weitergabe an Dritte nicht, es sei denn wir sind hierzu aufgrund zwingender Rechtsvorschriften dazu verpflichtet (Weitergabe an externe Stellen wie z.B. Aufsichtsbehörden oder Strafverfolgungsbehörden).
Innerhalb unseres Unternehmens stellen wir sicher, dass nur diejenigen Personen Ihre Daten erhalten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. In bestimmten Fällen unterstützen Dienstleister unsere Fachabteilungen bei der Erfüllung ihrer Aufgaben. Mit allen Dienstleistern wurde das notwendige datenschutzrechtliche Vertragswerk abgeschlossen.

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums) findet nur statt, soweit dies zur Durchführung des Schuldverhältnisses erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie uns dazu Ihre Einwilligung erteilt haben.
Hierbei ergreifen wir die datenschutzrechtlich möglichen und notwendigen Maßnahmen gemäß Art. 44 ff. EU-DS-GVO um das Datenschutzniveau im Drittland herzustellen.


Speicherdauer der Daten

Wir speichern Ihre Daten solange diese für den jeweiligen Verarbeitungszweck benötigt werden. Bitte beachten Sie, dass zahlreiche Aufbewahrungsfristen bedingen, dass Daten weiterhin gespeichert werden (müssen). Dies betrifft insbesondere handelsrechtliche oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten (z.B. Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung, etc.). Sofern keine weitergehenden Aufbewahrungspflichten bestehen, werden die Daten nach Zweckerreichung routinemäßig gelöscht.

Hinzu kommt, dass wir Daten aufbewahren können, wenn Sie uns hierfür Ihre Erlaubnis erteilt haben oder wenn es zu rechtlichen Auseinandersetzungen kommt und wir Beweismittel im Rahmen gesetzlicher Verjährungsfristen nutzen, die bis zu dreißig Jahre betragen können; die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre.


Ergänzender Hinweis

Bitte beachten Sie im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung durch die Bechtle AG unsere umfassenden Datenschutzhinweise unter www.bechtle.com/privacy-policy.
Die Datenschutzhinweise der eingesetzten Dienstleister finden Sie unter den nachfolgenden Links.

gastwerk teilnehmermanagement GmbH: www.gastwerkevent.de/datenschutz/
Sli.do: www.sli.do/terms#privacy-policy
Says Marketing: http://www.says-marketing.de/datenschutz.html




In diesem Abschnitt wird die Datenverarbeitung im Rahmen Ihrer Anmeldung beschrieben.
Im Rahmen Ihrer Registrierung zu den 15. Bechtle IT-Forum Thüringen 2024 erheben und verarbeiten wir folgende Datenkategorien:

Als Pflichtangaben

• Anrede
• Vor- und Nachname
• Geschäftliche E-Mail-Adresse
• Firmenanschrift (Straße, PLZ, Ort)

Als freiwillige Angaben

• Titel

Sofern Sie sich als Bechtle-Mitarbeiter:in oder Hersteller:in anmelden, werden zusätzlich zu den oben beschriebenen Datenkategorien noch folgende Angaben verpflichtend abgefragt:

• Position im Unternehmen
• Ihre Zusammenarbeit mit Bechtle

Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die Datenverarbeitung im Rahmen Ihrer Registrierung erfolgt zum Zweck Ihrer Anmeldung zu dem 15. Bechtle IT-Forum Thüringen 2024. Die Datenverarbeitung dient der Anmeldung und Teilnahme der Veranstaltung. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) EU-DS-GVO, insbesondere, um Ihnen Ihr Ticket für die Veranstaltung auf dem digitalen Weg per Mail zukommen zu lassen.

Sofern Sie bereits Bechtle-Kunde sind, werden die im Rahmen Ihrer Registrierung angegebenen Daten zudem mit Ihrer Bechtle Kundennummer verknüpft und Ihre Anmeldedaten an das für Sie zuständige Bechtle-Systemhaus weitergegeben, was uns die Zuordnung zu Ihrem Systemhaus vereinfacht.
Eine Teilnahme ist ohne Angabe der als Pflichtfelder markierten Inhalte leider nicht möglich.


Speicherdauer

Die im Rahmen Ihrer Registrierung angegebenen Daten werden in der Regel 30 Tage nach der Durchführung des Events gelöscht, sofern wir diese Daten nicht aufgrund anderer Rechtsgrundlagen längerfristig vorhalten können / müssen. Dies ist in etwa der Fall, wenn Sie uns Ihre Einwilligung hierzu erteilt haben oder wir aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen verpflichtet sind, die Daten länger zu speichern. Dies betrifft insbesondere handelsrechtliche oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten (z.B. Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung, etc.).




In diesem Anschnitt wird die Datenerfassung im Rahmen der Präsenzveranstaltung beschrieben.


Check-In-Vorgang beim Zutritt

Im Rahmen der Zugangskontrolle werden Ihre Anmeldedaten durch Einscannen Ihres personalisierten Tickets/Namensschild erfasst. Dies erfolgt zum Zweck der Teilnehmenden-Verwaltung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO.

Je nach den zum Zeitpunkt der Veranstaltung geltenden gesetzlichen Bestimmungen des Landes Thüringen sind wir als Veranstalter angehalten, diese Vorschriften durch entsprechende Maßnahmen umzusetzen. Daher kann es im Rahmen des Check-In-Vorgangs dazu kommen, dass wir uns von allen Teilnehmenden einen Impf- / Genesenen oder Testnachweis vorlegen lassen müssen und diesen durch Inaugenscheinnahme kontrollieren.

Sofern durch behördliche Anordnung die Erfassung von Besuchern bei dem 15. Bechtle IT-Forum Thüringen 2024 vorgeschrieben ist, erfolgt die Datenerfassung auch aufgrund gesetzlicher Vorschriften gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO.

Bei der Durchführung des Check-Ins werden wir durch unseren Dienstleister gastwerk! unterstützt, welcher die hierfür erforderlichen Daten erfasst und einsehen kann.

Die im Rahmen des Check-In-Vorgangs erhobenen Daten werden so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Regelmäßig werden diese Daten nach 30 Tagen gelöscht oder anonymisiert. Im Falle behördlicher Anordnung zur Kontaktnachverfolgung ist regelmäßig eine Speicherdauer von 14 Tagen vorgeschrieben. Eine Speicherung von Testnachweisen erfolgt dabei nicht.


Check-In-Vorgang bei einzelnen Vorträgen

Sofern Sie einzelne Vorträge im Rahmen der Präsenzveranstaltung besuchen möchten, werden Sie vor dem Zutritt zu den entsprechenden Räumen zur Vorlage Ihres Tickets/Namensschilds aufgefordert. Diese Datenerfassung erfolgt aufgrund des berechtigten Interesses der Bechtle GmbH Weimar an der Auswertung des Events an sich und der Besuchszahlen einzelner Vorträge. Eine entsprechende Auswertung soll dabei insbesondere auch auf Personenebene möglich sein. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist hierbei Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO.

Bei der Durchführung des Check-Ins werden wir durch unsere Dienstleister gastwerk! Und Says Marketing unterstützt, welche die hierfür erforderlichen Daten erfasst (Says Marketing) und einsehen (gastwerk!) kann.


Sollten Sie damit nicht einverstanden sein, haben Sie selbstverständlich ein Widerspruchsrecht gegen diese Art der Datenerhebung und – Verarbeitung. Bitte wenden Sie sich zu Geltendmachung dieses Widerspruchsrechts direkt an die Personen an den entsprechenden Eingängen.


Umfragen

Sie haben die Möglichkeit an verschiedenen Umfragen im Rahmen der Veranstaltung teilzunehmen. So wird in etwa am Ende der jeweiligen Vorträge ein entsprechender QR-Code angezeigt, den Sie mit Ihren Endgeräten abscannen können und so Ihr Feedback zu dem Vortrag geben können.
Zudem finden Sie auf dem Veranstaltungsgelände selbst an verschiedenen Stellen entsprechende QR-Codes, die Sie zu einer Umfrage-Seite führen. Dort können Sie Ihr allgemeines Feedback zur Veranstaltung abgeben.

Die Teilnahme an den Umfragen ist in der Regel anonym möglich; Sie haben jedoch die Möglichkeit, Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse freiwillig dabei anzugeben. Da Ihre Teilnahme an den Umfragen freiwillig erfolgt, ist die Rechtsgrundlage für eine damit verbundene Datenverarbeitung Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO.

Aus technischer Notwendigkeit und zur rechtlichen Absicherung wird dabei zusätzlich Ihre IP-Adresse erhoben. Diese Datenverarbeitung erfolgt aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Darstellung der Webseite und zum Schutz vor Cybercrime-Angriffen, Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO.

Bei der Durchführung der Umfragen werden wir von dem Dienstleister Sli.do sli.do s. r. o., Vajnorská 100/A, 831 04 Bratislava, Slowakei (Europäische Union) unterstützt. Mit diesem wurde das datenschutzrechtlich vorgeschriebene Vertragswerk geschlossen.


Foto- und Videoaufnahmen

Im Rahmen des 15. Bechtle IT-Forum Thüringen 2024 werden Foto- und Videoaufnahmen zu Werbezwecken und zur Dokumentation erstellt.

Die Unternehmenskommunikation der Bechtle GmbH Weimar beabsichtigt, die im Rahmen der Unternehmensveranstaltung erstellten Fotos und Videos auf den konzerneigenen Social-Media-Präsenzen (Facebook, Twitter, Instagram, YouTube, LinkedIn, Xing), Intranet, Bechtle Publikationen (z.B. Kundenmagazin oder Newsletter) und den Unternehmens-Websites der Bechtle-Gruppe zu veröffentlichen. Dies erfolgt aufgrund der berechtigten Interessen der Bechtle AG an der Aufnahme und Veröffentlichung der Aufzeichnungen zu Dokumentations- und Marketinginteressen. (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO / §§ 22, 23 KunstUrhG).

Sie haben die Möglichkeit sich direkt vor Ort oder unter veranstaltungen@bechtle.com an uns zu wenden, wenn Sie hiermit nicht einverstanden sind.

Mit Absendung der Anmeldung zum 14. Bechtle IT-Forum Thüringen stimmen Sie zu, dass die Bechtle GmbH Weimar personenbezogenen Daten erhebt, speichert, verarbeitet und diese für unternehmenseigene werbliche Zwecke (z.B. Informationen über Leistungen, Angebote und Veranstaltungen der Bechtle GmbH Weimar) selbst oder durch beauftragte Dritte oder Partner (insbesondere Abteilungen der Bechtle GmbH Weimar, deren Partner, Vertriebspartner oder andere vertraglich beauftragte Dritte) verwendet. Ihre personenbezogenen Daten werden dann ggf. an diese Dritte übermittelt. Im Internet veröffentlichte Fotos und Videos sind weltweit abrufbar und eine Weiterverwendung dieser Fotos und Videos durch Dritte kann nicht generell ausgeschlossen werden.

Sobald die Daten für die obengenannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind werden sie durch uns gelöscht.